Completa el formulario Plan de Estudios Propuesto (PEP) o la Solicitud de Pre-aprobación del Programa de Doble Titulación
Si vas a realizar intercambio de cursos regulares, completas el PEP; si vas a realizar doble título, completas la Solicitud de Pre-aprobación. Ambos documentos cumplen la misma función: permitir la convalidación de los cursos al regreso del intercambio.
A) Intercambio de Cursos Regulares
Debes completar el PEP incluyendo las asignaturas que tomarás en la universidad receptora y los cursos USM por los cuales quieres convalidarlas. Ten cuidado al anotar la sigla, nombre y créditos de los cursos de la universidad receptora, ya que deben coincidir después con lo que aparezca en tu certificado de notas o transcript of records. Ten cuidado, también, al anotar los cursos USM que convalidarás, pues deben coincidir con los que incluyas en el Formulario de Solicitud de Convalidación, que completas al regresar de tu intercambio.
Enviarás el PEP completo, junto con los programas de los cursos de la universidad de destino, a la Jefa o Jefe de Carrera (JC) o al Coordinador de Intercambios del Departamento (CI) correspondiente al curso que deseas convalidar, para solicitar su aprobación (*i). Esto se concreta cuando el JC o CI firma el PEP y marca alguna de las opciones: equivalente (E), no equivalente (NE) o falta información (FI). En el caso de las últimas dos opciones, el estudiante no podrá convalidar los cursos, pero sí puede volver a presentar nuevas asignaturas al JC o CI, o puede enviarle más información de los cursos para que pueda decidir y solicitar la firma de un nuevo PEP.
(*i) ATENCIÓN: Si quieres convalidar cursos de distintos departamentos USM, puedes enviar un solo documento PEP a distintos JC o CI, pero deben estar claras las firmas y la marca E, NE o FI al lado de cada curso, así como el nombre de la persona que firma en cada caso. También puedes enviar PEPs por separado a cada departamento.
Si quieres convalidar una asignatura humanista, debes obtener la firma del Coordinador Docente del Departamento de Estudios Humanísticos. No se convalidan cursos de idiomas.
B) Intercambio de Doble Título
Debes completar la Solicitud de Pre-aprobación del Programa de Doble Titulación, incluyendo todas las asignaturas que tomarás en la universidad receptora durante todo el periodo de duración de tu doble título. Enviarás el documento completo, junto con los programas de los cursos de la universidad de destino, a tu Jefa o Jefe de Carrera (JC) o Coordinador de Intercambios de tu Departamento (CI), para solicitar su aprobación. Esto se concreta cuando el JC o CI firma el documento.
Mediante este documento, también te comprometes a lo siguiente:
1) Hacer el equivalente a las 2 prácticas exigidas por tu malla, las cuales deben ser previamente aprobadas por tu departamento.
2) Desarrollar tu trabajo de tesis en conjunto con un profesor guía en la USM (debes tener un profesor en la universidad de destino y otro en la USM).
3) Que al retornar a Chile darás el examen de grado para obtener tu título profesional USM.
4) Que debes obtener tu licenciatura en la USM antes de iniciar el doble título.
Envía el PEP o Solicitud de Pre-aprobación firmado a la OAI
Cuando recibas el PEP o la Solicitud de Pre-aprobación firmado por el JC o CI correspondiente, debes enviarlo a la OAI antes de iniciar tu intercambio. En el caso de los intercambios internacionales, lo adjuntarás junto con los demás documentos de salida en el formulario correspondiente. En el caso de los intercambios nacionales, lo enviarás por email.
(*ii) ATENCIÓN: los créditos SCT y los ECTS son equivalentes.
Cambio de cursos estando en la universidad receptora
Si al llegar a la universidad de destino debes realizar algún cambio a las asignaturas pre-aprobadas en el PEP o en la Solicitud de Pre-aprobación, enviarás un email al JC o CI adjuntando los programas de los nuevos cursos para solicitar nuevamente su aprobación. Una respuesta por email es suficiente; no es necesaria la firma de un nuevo PEP o Solicitud de Pre-aprobación. Guarda ese correo de aprobación, pues es tu respaldo para convalidar asignaturas al retorno.
(*iii) ATENCIÓN: No se garantiza la convalidación de cursos que no hayan sido pre-aprobados por el JC o CI correspondiente.
Al regresar del intercambio
Antes de solicitar la convalidación (solo intercambio internacional)
1. Completa el hito matrícula para el semestre siguiente, lo que puedes hacer cuando comienza el periodo de pre-inscripción de asignaturas (*iv).
2. Responde las encuestas OAI que te enviará la Coordinadora hacia el final del semestre previo a tu retorno.
3. Una vez completado el hito matrícula (*iv) y con las encuestas OAI respondidas, se cambia tu calidad a alumno regular, podrás pre-inscribir asignaturas (si corresponde) y solicitar la convalidación.
(*iv) ATENCIÓN: Si no tienes cursos pendientes en la USM al regresar de tu intercambio y solo te queda defender tu tesis o realizar alguna práctica, verifica con Dirección de Estudios o Secretaría Académica si corresponde que te matricules. Si quieres congelar al regreso de tu intercambio, tienes que contactarte con Dirección de Estudios o Secretaría Académica para conocer el procedimiento. En ese caso, la convalidación se puede solicitar antes de congelar o cuando vuelvas a ser estudiante regular.
Envía la documentación a la OAI
A) Intercambio de Cursos Regulares
Para solicitar la convalidación de las asignaturas cursadas en intercambio, debes hacer lo siguiente:
1. Recibir tu certificado de notas oficial (o transcript of records) de la universidad receptora (impreso o digital). La mayoría de las veces será enviado directamente a ti, pero también puede ser enviado a la OAI. Antes de volver de tu intercambio consulta cómo será enviado, a quién y cuándo.
2. Completa un Formulario de Solicitud de Convalidación por cada departamento al que vas a solicitar convalidación (ejemplo: uno para Industrias, otro para Estudios Humanísticos). Incluye los datos solicitados: sigla, nombre, créditos y notas tal como aparecen en tu certificado de notas (no hagas conversión ni traducción!).
(*v) ATENCIÓN: Para que los cursos puedan ser convalidados, debe coincidir la sigla, nombre y créditos de los cursos que aparecen en el certificado de notas, con la información que incluiste en el PEP o correo del JC/CI y la que incluirás en el Formulario de Solicitud de Convalidación. Si hay alguna discrepancia, podemos solicitarte más antecedentes y el trámite demoraría más tiempo.
3. Envía por email a la OAI lo siguiente:
a) Formulario de Solicitud de Convalidación completo.
b) Copia de tu certificado de notas o transcript of records oficial de la universidad de destino.
c) Copia de cualquier correo del JC o CI pre-aprobando las convalidaciones.
d) En caso de que los cursos no hayan sido pre-aprobados en el PEP o por email, podrás solicitar la convalidación, pero además deberás enviar los programas o syllabus de las asignaturas y no se garantiza que los cursos sean convalidados.
La OAI revisará los antecedentes, verificando que todo está en orden. En caso de que falte algún documento, que la información no sea clara o que existan discrepancias entre los documentos, la OAI consultará al estudiante y solicitará los antecedentes adicionales. Considera que esto puede demorar todo el proceso.
Para solicitar la validación de tu doble título (*vi), debes hacer lo siguiente:
1. Recibir tu título de la universidad receptora (cartón impreso).
2. Recibir tu certificado de notas oficial (o transcript of records) de la universidad receptora (impreso o digital), con todas las notas de las asignaturas cursadas durante todo el programa. Será entregado directamente a ti, excepto en el caso de Politecnico di Milano (la OAI puede obtenerlo desde el Portal Polimi).
3. Envía por email a la OAI lo siguiente (*vi):
a) Copia de tu título de la universidad receptora (cartón impreso).
b) Copia de tu certificado de notas o transcript of records oficial de la universidad de destino.
c) Copia de cualquier correo del JC o CI pre-aprobando las convalidaciones (en caso de corresponder).
La OAI revisará los antecedentes, verificando que todo está en orden. En caso de que falte algún documento, que la información no sea clara o que existan discrepancias entre los documentos, la OAI consultará al estudiante y solicitará los antecedentes adicionales. Considera que esto puede demorar todo el proceso.
(*vi) ATENCIÓN: Los estudiantes que cursan el doble título de Audencia Nantes, Francia, deben enviar la documentación del punto 3 de todas formas, aunque no validan los cursos realizados porque viajan egresados, es decir, con su plan de estudios completo. Enviarán esta documentación para los registros internos de la OAI, con copia a su JC o CI para su conocimiento. Para ellos, el proceso termina aquí.
La OAI envía la solicitud de convalidación de los cursos regulares o de validación del doble título
1. La OAI envía tu documentación al JC o CI para solicitarle que apruebe la convalidación.
2. El JC o CI informa a la OAI de su aprobación o rechazo (en el caso de los doble título, la solicitud solo es aprobada). En caso de aprobarse la solicitud, se envían los antecedentes a Dirección de Estudios y se solicita el registro de la convalidación en SIGA. En caso de rechazarse, el JC o CI avisa a la OAI, quien a su vez informa al estudiante.
3. Finalmente, Dirección de Estudios ingresa las convalidaciones a SIGA y termina el proceso.
